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La Conservazione digitale a norma dei documenti informatici è la soluzione di Trust Technologies che aiuta a trasformare il tuo archivio cartaceo in un archivio completamente digitale. I tuoi documenti conserveranno nel tempo la leggibilità, l’integrità e la validità legale.

Per gestire un Sistema di Conservazione occorre:

  • essere “a norma”, ovvero essere conforme a tutte le normative in materia;
  • essere “accreditati presso AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale”. Un Conservatore che non abbia questa prerogativa, oltre evidentemente a fornire un servizio di più basso livello, in virtù del DPCM 3.12.2013 non può erogare Servizi di Conservazione alla Pubblica Amministrazione;
  • essere conformi alle disposizioni del Garante della Privacy per lo specifico trattamento dei dati, con riferimento alla tipologia di documenti che si vuole versare in Conservazione. Per esempio essere accreditati AgID non è condizione sufficiente per essere abilitati a gestire i c.d. ‘Dati sensibili’.

Trust Technologies è un Conservatore a norma, accreditato presso AgID

Il servizio di Trust Technologies si caratterizza in modo particolare per l’elevato livello di SUPPORTO che ti offriamo. Un cliente di Conservazione Digitale a norma ha per definizione bisogno di supporto, perché le azioni che effettua sul sistema sono regolate dalla normativa, e deve poter essere SICURO e chiedere conferma del fatto che stia agendo correttamente. Per questo, per esempio, il Cliente di Trust Technologies sa di poter CONTARE SU DI NOI quando, nel corso di una Visita ispettiva dell’Autorità competente, gli viene chiesto di esibire a norma di legge i Documenti conservati.

La Conservazione Digitale dei Documenti è una cosa troppo delicata ed importante per affidarla a chi semplicemente ti propone un servizio elettronico con una interfaccia di supporto solo informatica. Il Conservatore a cui mi affido deve poter sostituire nella mia FIDUCIA la segreteria che finora ha gestito il mio archivio cartaceo.

Sei un’Azienda o un Libero Professionista?

Sei una Pubblica Amministrazione?

Devi Conservare Dati Sensibili o Dati Sanitari?

La Conservazione Digitale a norma dei Documenti Informatici ha importanti Fondamenti Normativi, ovvero Leggi alle quali il Sistema di Conservazione deve essere conforme. Per Trust Technologies è un punto fondamentale di impegno quello di avere cura per tuo conto di queste complessità, gestirle in modo corretto, affinchè tu non abbia altro pensiero che occuparti delle attività importanti per la tua Organizzazione.

IL CODICE DI AMMINISTRAZIONE DIGITALE

Il Codice di Amministrazione Digitale, emanato con decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e successivamente modificato ed aggiornato, definisce cosa è un ‘Documento informatico’ e ne definisce le condizioni di validità a termini di legge. In particolare negli articoli 43, 44 , e 44-bis vengono definiti i requisiti fondamentali per la sua gestione e conservazione.

IL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Codice in materia di Protezione dei Dati Personali (comunemente noto anche come Codice della Privacy) è una norma emanata con il Decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 che razionalizza tutte le precedenti disposizioni relative alla protezione dei dati personali. Anche questo Codice ha subito nel tempo modifiche ed integrazioni. Questa normativa impatta sulla Conservazione a norma, perché i Documenti contengono normalmente riferimenti a dati personali.
Trust Technologies si impegna al trattamento dei dati secondo quanto disposto dal Codice della Privacy.

APPROFONDISCI il tema delle tipologia di dati e delle conseguenti modalità di trattamento.

LE REGOLE TECNICHE DELLA CONSERVAZIONE

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, «Regole tecniche in materia di sistema di conservazione» stabilisce le regole tecniche che devono essere utilizzate per conservare i documenti informatici e garantire loro il VALORE LEGALE. Questo decreto stabilisce in modo particolare due cose molto importanti:

  • definisce che la Pubblica Amministrazione si può avvalere per la Conservazione a norma dei Documenti solo di Conservatori Accreditati;
  • attribuisce ad AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, il ruolo di Accreditare i Conservatori e garantirne la Vigilanza.

LA CIRCOLARE AGID SULLE MODALITA’ DI ACCREDITAMENTO E VIGILANZA DEI CONSERVATORI

La  Circolare AgID 10 aprile 2014, n. 65 – «Accreditamento e vigilanza conservatori” dà finalmente attuazione alle Regole Tecniche stabilendo le modalità attraverso le quali un Conservatore si può accreditare e dunque diventa abilitato alla conservazione dei Documenti della Pubblica Amministrazione.